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          玩轉客服中心績效管理

          2023-03-17 18:16  《4PS呼叫中心國際標準研究中心》  咨詢電話:17317241681(微信同號)  作者:?張軍 唐威


          對于計件計量的崗位,績效設計,大家是輕車熟路。但是遇到我們的業務運營人員,該如何測量他們的工作效果?甚至到AI訓練師(人工智能)該怎么辦?我們從定義到難點,從經典到實操,一一為大家解析。

          一、運營人員的績效的三大難題

          任何一個公司的運行,主要的取決于三個方面,“人、財、物”,也就是是否有相應專業能力的人力資源,有持續投入的資金來改進系統。

          對于電信運營商來講,資金投入和系統改進,因為有統一規劃,差異都不大,核心是人力資源,而這也是最難于測量和量化的計算的。


          而對一個優秀客服中心來講,組織內的相對成熟的運營人員是重要的資源,人才引進只能解決短期問題,建立起穩定的隊伍建設才是核心,因此,其中績效管理也是衡量一個客服中心是否優秀的標準。
          績效的定義:員工在一定的周期中,所完成的工作業績,所表現的工作能力和工作態度。

          首先,我們來分析一下難點。


          從三個維度上看,第一個是工作的評價標準。


          所有的標準可分為基本標準和優秀標準?;緲藴蚀蠖鄶凳强梢粤炕?,可以明確定義的內容。簡單比方就是學生考試中,60分的內容是書上的基本定理,概念,公式。這些都是可以界定明確的。而80分以上的考試難點就是要做提高題,內容過于廣泛而老師無法一一列舉,能力的差異只能是通過比較而得。

          第二個是基于績效的基本原理。
          其中工作業績是結果指標,相對容易衡量。而工作能力和工作態度是過程指標,要進行大量的工作記錄、評價反饋、溝通比較。工作量巨大是影響其運用的困難點。

          第三個難點就是客服中心的行業特點。
          員工的行為是隱形的,太難于簡單觀察和判斷。而運營中的管理行為更是在較短的時期無法得到結果。因此要破解以上的難題,就是對重要的關鍵點進行聚焦解答。

          二、績效模型的設計秘訣

          因此,要破解以上的難題,就是要對重要的關鍵點進行聚焦解答,我們先回答第一個問題,隱形的行為如何顯性?
          其實方法也很簡單,就是做記錄,員工日常的工作中要寫工作日志,各組長要跟進重點事項的階段性效果。
          俗話講“看好記性不如爛筆頭”,這樣的好處有兩個。個人對工作進行總結,防止跑偏,自己要做的是和組織上的目標一致。在一個周期中的績效評定有了清晰的依據。但它卻也是很難的,難在過程繁瑣,長期堅持是一個巨大的考驗。

          其中的竅門也是有一些的,比如,先學習做簡單周計劃和總結;學會抓大放??;重點事項設置檢查節點。這里面的工具應用就不展開討論,在實際運用中,我們是有一門課程“基礎管理”專門講授這些工具,每個人通過“上崗認證”后就有基礎做這些。
          在這里,我們作了三類記錄。
          第一個是,上對下的,組長對組員的。
          主要是圍繞組內確定的月、周計劃。個人要完成效果評估。

          舉例見圖1:
          圖1:工作評分表
          第二類記錄,平級之間關聯的工作記錄。
          作為客服中心的工作,很多工作不是單一線條,都需要配合支撐。

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          例如:當有新的業務發生,如“5G”服務,業務人員要規劃流程和員工培訓來實現服務過程,技術人員要改造系統實現“能查、能辦理,能障礙處理”等功能,質檢人員同步也要開展培訓,撥測員工等。


          實際日常上會比這個更復雜,同一個周期中,會有很多業務同時發生,每人由于工作性質不同,關注的重點和投入精力也會不同。因此,要用一個網狀的線條把大家關聯起來,相互進行支撐評價。

          舉例見圖2:

          圖2:平級支撐評價表


          第三類記錄,就是下對上。
          說明白一些,運營管理,也是服務,它的“顧客”就是一線生產人員。

          因此,一線人員的“滿意度”就是評價標準和記錄。當然,作為內部員工,我們可以記錄的得更詳細一些,也有助于改善的針對性,日常中通過這樣的方式來體現,“點對點工單評價”以及定期收集“定性評分表”。
          舉例見圖3:
          圖3:點對員工單評估表


          以上三類記錄,實際上就是在績效管理的經典,“平衡記分卡(BSC)”,中提到的360度多維評價體系。
          其實它的原理,就是把生產定義成一個立體網狀,而每個人是其中一個節點,有上級、下級、平級。通過多維度的衡量,來標定這些節點在組織中的價值,我們在實際應用中,要根據實際情況盡心簡化,BSC的評價體系太全面了,以至于在實施過程中,大多數的公司是 無法堅持和完整的執行下來,這是我么需要平衡的一個重點。

          運營人員的績效的另外兩個方面就會比較簡單一些。我們實踐中關注的一些基本原則即可。


          一個方面就是:量化指標。


          它所運用的工具,就是“數字化管理”,這方面有很多資料介紹,就不詳述了,要注意的是“數字化管理”是績效設計模型中的一項,如果單純依靠它,就會造成管理上的困境,純指標的績效有太多的漏洞,更會讓人以急功近利的方式產生錯誤的管理。另外一點就是指標的設計要和組織的重點一致,考核關聯,大家的方向才能一致。


          第二個方面就是“學習和成長”。


          它之所以簡單,是因為我們能依托于另一個機制,“崗位等級”體系。它能從橫向上明確區隔出不同崗位所需要的“基礎技能”;還能從縱向上建立其升遷和降級的評估方法。如果沒有這個為基礎,即使建立了培訓、月考等學習形式,也會流于形式,失去評價的價值。關于“崗位等級”體系,在其它的文中介紹。


          因此,我們將運營業務管理人員的績效模式,是可以設計如下,如圖4:

          圖4:運營業務管理人員的績效模式

          三、績效執行的關鍵點

          績效執行的保障機制,為保障績效管理的有效執行,主要關注三個方面。

          一是績效管理方法的培訓,這是基礎;二是輔導過程的管理,這是核心;三是透明公開的原則,這是保障。

          1.首先當然是基礎知識的專崗培訓。


          比如我們就在“基礎管理”一門課程中,圍繞“計劃和總結”,設計了一套“三步法”的工具,因為沒有這些工具,管理者和被管理者都無法區分優、良、中、差,更談不上改進工作方法?;A管理的訓練不是指望一次就能學會,一用就好,這是一個比較抽象的工具。


          2.特別需要過程管理,定期組織評估和相互學習。


          比如我們每月會組織一次“績效評分會”,在過程中講解和點評,就能把抽象的對象具體化,大家就能模仿運用,這是最有效的手段。這是一個PDCA的循環過程,每一次循環不管任務的目標達到與否,我們都要嚴格評估措施和效果之間的關系,讓目標在可控中完成。我在實踐中的做法就是先讓員工自己總結,然后再討論如何改進,確實很繁瑣,但一定要堅持下來,這本身就是學習。


          3.最后,就是保證相對的公平。


          主要注意兩點:一是公開透明,績效打分的評價結果,每人的標準可能不同,但過程一定要公示;二是有基本的原則,特別是各組由于工作性質不同,無法橫向比較的時候,可以規定組內好、中、差等級,按正態分布。




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